WEG-Verwaltung

Was ist die Wohnungseigentumsverwaltung?

Der Verwalter ist stets Sachwalter für fremdes Vermögen. Die Verwaltung beruht auf einem gegenseitigen Vertrauensverhältnis zwischen Eigentümergemeinschaft und Verwalter. Dieses setzt neben der persönlichen Zuverlässigkeit, Unparteilichkeit und geordneten Vermögensverhältnissen auch spezielle an den Grundsätzen ordnungsmäßiger, wohnungswirtschaftlicher Verwaltung orientierte Erfahrungen, die für eine kaufmännische und technische Geschäftsführung und Finanzverwaltung erforderlich sind, sowie gediegene Kenntnisse der geltenden einschlägigen Rechtsvorschriften voraus.

Wohn-/Geschäftshaus in GeretsriedDie Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Wohnungseigentumsanlage steht allen Wohnungs- und Teileigentümern gemeinsam zu. Eine ordnungsmäßige Verwaltung ist jedoch praktisch nicht denkbar ohne ein besonderes Organ - den Verwalter. Nach § 20 WEG kann deshalb die Bestellung des Verwalters nicht ausgeschlossen werden.

Die Verwaltung nach dem WEG bezieht sich nicht auf das gesamte Wohnungs- und Teileigentum, sondern nur auf das gemeinschaftliche Eigentum. Die Verwaltung des Sondereigentums, also der Wohnräume bzw. der nicht zu Wohnzwecken genutzten Räume obliegt dem jeweiligen Eigentümer selbst. Will ein Eigentümer auch sein Sondereigentum verwalten lassen, muss er hierüber einen gesonderten Vertrag abschließen.

Desweiteren können zu den Grundleistungen noch "Besondere Leistungen" hinzu kommen, welche einer gesonderten Vereinbarung bedürfen.

Ein kurz gefasster Überblick zu den wesentlichen Leistungen eines WEG- (Wohnungseigentums-) Verwalters

WohnanlageGrundleistungen eines WEG-Verwalters:

  • Teilnahme an einer Verwaltungsbeiratssitzung zur Vorbereitung der ordentlichen WEV mit Erörterung von Tagungsort, Tagungszeitpunkt und Tagesordnung;
  • Vorbereitung der ordentlichen WEV (Wohnungseigentümerversammlung) durch Anmieten eines Tagungsraumes auf Kosten der Eigentümergemeinschaft, Erstellen einer Anwesenheitsliste, ggf.
  • Erarbeiten von Beschlussvorlagen;
  • Einberufung der ordentlichen WEV, zu der alle Wohnungseigentümer unter Einhaltung einer Frist von wenigstens 2 Wochen – so weit nicht die Gemeinschaftsordnung oder das Gesetz eine längere Frist vorschreibt - schriftlich unter Angabe der Tagesordnung zu laden sind; die Einladung ist an die letzte, dem Verwalter bekannte Adresse des jeweiligen Wohnungseigentümers zu versenden;
  • Leitung und organisatorische Abwicklung (z.B. Feststellung der Beschlussfähigkeit und der Abstimmungsergebnisse sowie deren Bekanntgabe) der ordentlichen WEV, die auch während der üblichen Geschäftszeiten des Verwalters abgehalten werden kann;
  • Stellungnahme zu allen Tagesordnungspunkte in der ordentlichen WEV;
  • Erstellung einer Niederschrift über die Versammlung in Form eines Ergebnisprotokolls sowie Vorlage beim Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats – so weit vorhanden - und bei einem Wohnungseigentümer zur Unterschrift;
  • Gewährung der Einsichtnahme in Niederschriften;
  • Versendung von Ablichtungen der Niederschrift über die WEV an jeden Wohnungseigentümer.
  • Führung der Beschluss-Sammlung nach den seit 01.07.2007 gültigen Bestimmungen des WEG.

Allgemeine Betreuung der Wohnungseigentümer in gemeinschaftlichen Angelegenheiten

Grundleistungen:

  • Mitwirkung an der Aufstellung und Änderung von Haus- und Nutzungsordnungen für im Gemeinschaftseigentum stehende Einrichtungen und Anlagen (z. B. Waschküche, Fahrstuhl)
  • Überwachung der Einhaltung der jeweils gültigen Haus- und Nutzungsordnungen sowie deren Durchsetzung, ggf. durch beauftragte Dritte (z.B. den Hausmeister oder Bewachungspersonal) auf Kosten der Eigentümergemeinschaft
  • Teilnahme an zwei Verwaltungsbeiratssitzungen jährlich
  • Führung der erforderlichen Korrespondenz

Juristische Verwaltung

Abschluss aller zur Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen und zweckmäßigen Verträge

Grundleistungen:

  • Anstellungsvertrag mit einem Hausmeister und sonstigem Dienstpersonal einschließlich der Erstellung objektbezogener Dienstanweisungen, ggf. Vertrag mit einem Hausmeisterserviceunternehmen
  • Versicherungsverträge: Brandversicherung, Leitungswasser- und Sturmversicherung, Haus- und Grundbesitz-Haftpflichtversicherung, Gewässerschadenhaftpflichtversicherung (bei Vorhandensein eines Öltanks)
  • Wartungsverträge: z.B. für Heizungsanlage, Lüftungsanlage, Fahrstuhl, Gemeinschaftsantenne
  • Mietverträge über Teile des gemeinschaftlichen Eigentums, z. B. Kfz-Stellplätze im Freien oder eine Hausmeisterwohnung, ggf. auch die Anmietung einer im Sondereigentum eines Wohnungseigentümers stehenden Wohnung und deren Weitervermietung an den Hausmeister
  • Verträge über die Anschaffung von Gebrauchsgegenständen, die der ordnungsmäßigen Bewirtschaftung des gemeinschaftlichen Eigentums dienen, z. B. Gartengeräte, Hausmeisterwerkzeug
  • Energielieferungsverträge z. B. über die Lieferung von Strom, Wasser, Gas, oder ggf. über den Einkauf von Heizöl
  • Werkverträge zur ordnungsmäßigen Erfüllung der Verpflichtung zur Instandhaltung und Instandsetzung, insbesondere mit Bauhandwerkem, Ingenieuren und Architekten
  • Verträge mit Kreditinstituten über die Führung von Bankkonten, Verwaltung und Anlage von Geldern
  • Verträge mit einer Heizungsabrechnungsfirma über die Erstellung einer Heizkostenabrechnung
  • Sonstige zur ordnungsmäßigen Verwaltung erforderlichen oder zweckmäßigen Verträge
  • Abgabe von Willenserklärungen und Vornahme von Rechtshandlungen, die mit der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums zusammenhängen, insbesondere die Abgabe der Erklärungen, die zur Herstellung einer Fernsprechteilnehmereinrichtung, einer Rundfunkempfangsanlage oder eines Energieversorgungsanschlusses zu Gunsten eines Wohnungseigentümers oder der Eigentümergemeinschaft erforderlich sind
  • die Abgabe sachdienlicher Erklärungen gegenüber dem jeweiligen Versicherer bei Eintritt eines Versicherungsfalles
  • die Entgegennahme von Willenserklärungen und Zustellungen, so weit sie an alle Wohnungseigentümer in dieser Eigenschaft gerichtet sind
  • Durchführung von Maßnahmen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind

Gerichtliche Vertretung der Wohnungseigentümer

Grundleistungen:

  • Beratung der Eigentümer über Notwendigkeit oder Zweckmäßigkeit der Einleitung gerichtlicher Verfahren
  • Beauftragung eines Rechtsanwalts mit der Vertretung der Wohnungseigentümer
  • Führung des Verkehrs mit dem namens der Wohnungseigentümer beauftragten Rechtsanwalt, insbesondere dessen Information bei Anträgen auf Zahlung rückständigen Hausgeldes an die Wohnungseigentümergemeinschaft

Finanz- und Vermögensverwaltung

Einrichtung und Unterhaltung einer nach kaufmännischen Grundsätzen geführten Buchhaltung

Grundleistungen:

  • Datenerfassung und Datenpflege
  • Führung der erforderlichen personen- und sachbezogenen Konten zur Überwachung der Zahlungsverpflichtungen der Wohnungseigentümer
  • Geordnete Aufbewahrung der Belege

Rechnungswesen

Grundleistungen:

  • Kaufmännische Rechnungsprüfung
  • Bewirken der Zahlungen, so weit möglich durch Überweisung und unter Nutzung etwa gewährter Skonti
  • Abrechnung einer etwa vorhandenen Hausmeisterkasse sowie der Erlöse aus Waschmünzenverkäufen
  • Abrechnung der Benutzungsgebühren für Gemeinschaftseinrichtungen
  • Abrechnung der Mieten aus der Vermietung von Teilen des gemeinschaftlichen Eigentums

Wirtschaftsplan und Einziehung von Hausgeldern

Grundleistungen:

  • Aufstellung eines Wirtschaftsplans für das laufende Geschäftsjahr
  • Berechnung, Abruf und Einziehung des Hausgeldes auf der Grundlage des von den Wohnungseigentümem beschlossenen Wirtschaftsplanes; die Wohnungseigentümer verpflichten sich insoweit, am Lastschriftverfahren teilzunehmen
  • Buchungsgemäße Verarbeitung von Veränderungen der Hausgeldzahlungspflicht aufgrund beschlossener Wirtschaftspläne

Rechnungslegung und Jahresabrechnung

Grundleistungen:

  • Erstellung der Jahresabrechnung in Form einer Gesamtabrechnung und einer Aufteilung des Abrechnungsergebnisses für jeden Wohnungseigentümer (Einzelabrechnung), und zwar - so weit möglich - unter Einbeziehung der Heizkostenabrechnung, die von einer mit der Ablesung und Abrechnung auf Kosten der Eigentümergemeinschaft zu beauftragenden Wärmedienstfirma zu erstellen ist
  • Gesonderter Ausweis der Kosten gemäß § 35 a, Abs. 1 Satz 1 und 2 EStG in den Einzelabrechnungen
  • Anforderung und Einziehung der sich aus der beschlossenen Abrechnung ergebenden Fehlbeträge sowie Auszahlung der sich aus der beschlossenen Abrechnung ergebenden Guthaben
  • Buchungsmäßige Verarbeitung der Ergebnisse der beschlossenen Abrechnung
  • Teilnahme an der Rechnungsprüfung durch den Verwaltungsbeirat

Verwaltung der gemeinschaftlichen Gelder

Grundleistungen:

  • Eröffnung und Führung eines Hausgeld Kontos und eines InstandhaltungsrücksteIlungskontos; beide Konten sind als offene Fremdkonten sowie getrennt vom Vermögen des Verwalters und vom Vermögen Dritter zu führen; wirtschaftlich Berechtigter ist die WEG
  • Überweisung der Instandhaltungsrückstellung spätestens zum Ende des Wirtschaftsjahres, wobei der Verwalter berechtigt ist, die Mittel der Instandhaltungsrückstellung zur Abdeckung kurzfristiger Liquiditätsengpässe auf dem Hausgeldkonto in Anspruch zu nehmen

Technische Verwaltung

Durchführung der für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung sowie in sonstigen dringenden Fällen der zur Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums erforderlichen Maßnahmen.

Grundleistungen:

  • Überwachung des baulichen Zustands des gemeinschaftlichen Eigentums
  • Beratung der Eigentümergemeinschaft über die Notwendigkeit der Vornahme von Instandhaltungs- und Instandsetzungsarbeiten
  • Einholung von Kostenvoranschlägen
  • Überwachung der Arbeiten
  • Technische Rechnungsprüfung
  • Abnahme der Arbeiten
  • Rüge festgestellter Mängel
  • Organisation und Überwachung der Personen, die mit der Erfüllung von Verkehrssicherungspflichten beauftragt sind

Durchführung baulicher Änderungen (Umbauten, Ausbauten, Modernisierungen)

Grundleistungen:

  • Stellungnahme zu beabsichtigten baulichen Veränderungen
  • Abnahme des gemeinschaftlichen Eigentums und Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen gegen den Veräußerer
  • Grundleistungen
  • Beratung über den Inhalt zweckmäßiger Beschlussfassungen
  • Beratung über die Hinzuziehung von Sonderfachleuten

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